1. Structurer et exploiter les fiches clients
Créer une fiche complèteCréation d’un client avec les informations essentielles, configuration des champs requis et validation des données pour assurer un suivi structuré et conforme. Contacts et adressesAjout et gestion de plusieurs personnes contacts par client, association de rôles, et création de plusieurs adresses (facturation, chantiers, sites multiples). Fiche détaillée clientLecture et navigation de la fiche client pour accéder rapidement à l’ensemble des informations centralisées (coordonnées, notes, historique). Projets et factures liésCompréhension des liens entre la fiche client, les projets et les factures afin d’assurer un suivi financier et opérationnel efficace.
2. Administrer les dossiers employés et les accès
Créer une fiche employé et gérer les accès à l’applicationCréation des employés dans le système, envoi et retrait des invitations à l’application, attribution et modification des droits d’accès selon les rôles et responsabilités. Gérer les salaires et les taux horairesAjout, modification et suivi des taux horaires des employés afin d’assurer un calcul précis des coûts de main-d’œuvre et une cohérence avec la facturation et la paie. Suivre les informations administratives de l’employéGestion des contacts d’urgence, des certificats, des formations et des documents requis pour assurer la conformité et le suivi administratif. Consulter les feuilles de temps, poinçons et demandes de congéConsultation et analyse des feuilles de temps, des poinçons et des demandes de congé afin d’assurer un suivi administratif rigoureux et une gestion efficace des ressources.
3. Gérer les produits et l’inventaire
Créer et structurer les fiches produitsCréation des produits, attribution des catégories, ajout des codes-barres et configuration des paramètres de base. Actualiser les prix et suivre les fournisseursMise à jour des prix des produits par import Excel ou via le Punch-Out GNAK–Lumen, suivi des prix fournisseurs et de leur évolution. Gérer l’inventaire des produitsSuivi de l’historique d’inventaire, gestion des quantités en stock, définition des seuils minimum et maximum pour un meilleur contrôle. Définir la margin de profit par défautAttribution d’un pourcentage de marge de profit par défaut afin d’assurer une tarification cohérente et automatisée lors de l’utilisation des produits.
4. Contrôler les équipements et les outillages
Créer des fiches d’équipements et d’outillagesCréation et gestion des équipements et des outillages dans le système afin de les rendre disponibles pour les projets et les appels de service. Ajouter des équipements aux projets et appels de serviceAttribution des équipements et des outillages aux projets ou aux appels de service, que ce soit à des fins de facturation ou de suivi interne. Facturer l’utilisation des équipementsGestion de la facturation des équipements et des outillages lorsqu’ils sont utilisés dans le cadre d’un projet ou d’un appel de service. Localiser et suivre les équipementsConsultation de la localisation et du statut des équipements et outillages afin d’assurer un contrôle efficace du parc d’équipements.
5. Planifier et visualiser les horaires de travail
Visualiser l’horaire dans une vue calendrierConsultation de l’horaire global des employés dans une vue calendrier regroupant l’ensemble des assignations liées aux projets. Consulter l’horaire individuel d’un employéSélection d’un employé afin d’afficher son horaire unique et d’obtenir une vue claire de ses assignations planifiées. Comprendre les assignations planifiéesLecture des assignations dans le calendrier pour comprendre la répartition des employés sur les projets selon les dates et les heures prévues. Consulter le détail d’une assignationAccès aux informations détaillées d’une assignation (projet, adresse, date, heure) en cliquant sur une case du calendrier afin d’assurer un suivi précis et efficace.
6. Produire et transmettre des soumissions complètes
Créer une soumission et structurer son contenuCréation d’une soumission à partir d’un client ou d’un projet, ajout des matériaux, des assemblages, du temps homme et des équipements afin de bâtir une estimation complète et cohérente. Comprendre les affichages et les options de présentationExploration des différents modes d’affichage des soumissions pour en faciliter la lecture, la validation interne et la présentation au client. Envoyer les soumissions par courrielGénération et envoi des soumissions par courriel directement à partir de l’application, avec suivi de l’état de la soumission. Utiliser le Punch-Out Gnak–LumenCompréhension du pont entre GNAK Assist et le site web de Lumen permettant de créer des paniers sur Lumen.ca, d’intercepter la commande et d’attribuer les matériaux directement à une soumission en cours.
7. Gérer les appels de service en temps et matériel
Créer et gérer un appel de serviceCréation d’un appel de service, assignation du personnel, ajout de matériaux en amont, création de commandes dédiées, ainsi que l’ajout de documents et de notes pour assurer un suivi complet. Ajouter et suivre le temps et les matériauxSuivi du temps de main-d’œuvre, des matériaux et des autres coûts associés à l’appel de service, tels qu’ajoutés par les employés. Analyser les résultats de l’appel de serviceLecture et compréhension de l’état des résultats de l’appel de service incluant les coûts de main-d’œuvre, de matériaux et autres frais, les ventes générées et les bénéfices. Facturer un appel de serviceUtilisation des différentes méthodes de facturation et des différents affichages de factures afin de produire une facturation claire, précise et adaptée à chaque situation.
8. Suivre et rentabiliser les projets à forfait
Créer un projet à forfait à partir d’une soumissionTransformation d’une soumission acceptée en projet à forfait, avec conservation des informations, des montants et de la structure du projet. Gérer les ressources du projetAssignation du personnel, ajout et suivi du temps de main-d’œuvre, des matériaux, des équipements, des commandes, ainsi que l’ajout de documents et de notes liés au projet. Suivre les coûts et la rentabilité du projetConsultation et analyse des coûts de main-d’œuvre, de matériaux et autres dépenses, comparaison avec le prix forfaitaire établi et suivi de la rentabilité du projet. Facturer un projet à forfaitGestion de la facturation du projet selon les méthodes et affichages disponibles, incluant la facturation progressive ou finale, afin d’assurer un suivi financier précis.
9. Émettre des factures hors projets
Créer une facture à partir d’un clientSélection d’un client et création d’une facture non reliée à un projet ou à un appel de service. Ajouter des items à la factureAjout manuel des items, des descriptions, des quantités et des montants afin de produire une facture complète et conforme. Générer la factureCréation finale de la facture pour assurer une facturation claire, précise et prête à être transmise au client.
10. Structurer la gestion des fournisseurs
Créer et gérer les fiches fournisseursCréation des fournisseurs et gestion de leurs informations administratives de base. Lier les produits aux fournisseursAssociation des produits aux fournisseurs afin d’assurer un suivi clair des sources d’approvisionnement et des prix. Gérer les personnes contacts du fournisseurAjout et suivi des personnes contacts liées à chaque fournisseur pour faciliter les communications et les commandes. Suivre les commandes liées au fournisseurConsultation et suivi des commandes associées à un fournisseur afin d’assurer un contrôle efficace du parc d’équipements.
11. Piloter les commandes et les réceptions
Créer une commande fournisseurCréation d’une commande en sélectionnant un fournisseur, avec la possibilité d’attribuer la commande à un projet ou à un appel de service. Ajouter les produits et le montant de la commandeAjout des produits à la commande avec les quantités commandées et indication du montant prévu de la commande pour en assurer le suivi. Gérer les réceptions de marchandisesInscription de plusieurs réceptions par commande, identification des matériaux reçus, des quantités et des prix unitaires. Suivre les montants et l’impact sur les projetsSuivi du cumul des montants des réceptions par rapport au montant original de la commande, mise à jour des prix fournisseurs dans les fiches détaillées des projets et ajout des factures fournisseurs associées.
12. Analyser les feuilles de temps et les poinçons
Consulter les feuilles de temps journalièresConsultation et suivi des feuilles de temps quotidiennes et hebdomadaires des employés pour une vision claire des heures travaillées. Croiser les feuilles de temps avec les poinçonsRéférence aux poinçons des assignations pour valider les heures déclarées et améliorer la fiabilité du suivi. Assurer un suivi administratif du temps travailléVérification et utilisation des données de feuilles de temps pour soutenir la gestion interne, la paie et le suivi des projets.
13. Suivre la facturation, les paiements et les crédits
Inscrire et suivre les paiementsSaisie des paiements directement à partir de la liste des factures afin d’accélérer le suivi des comptes à recevoir. Créer et gérer des créditsCréation de notes de crédit selon le même principe qu’une facture, pour corriger ou ajuster une facturation existante. Gérer l’impact des crédits sur l’inventaire et le clientRetour des items en inventaire à partir des notes de crédit et remboursement du client pour assurer un suivi financier et inventaire cohérent.
14. Exploiter les rapports de gestion
Créer des rapports d’avancement de projetsGénération de rapports permettant de suivre l’évolution des projets et leur progression. Produire des états de comptes clientsCréation d’états de comptes pour assurer le suivi des factures, des paiements et des soldes clients. Analyser les achats et les ventesConsultation des rapports d’achats (historique des commandes passées) et des rapports de ventes basés sur les factures créées dans l’application. Utiliser les rapports de codes-barresGénération de rapports liés aux codes-barres afin de soutenir la gestion de l’inventaire et le contrôle des produits.
15. Transférer les données vers le système comptable
Transférer les factures clients vers le système comptableApprendre à pousser les factures clients créées dans Gnal Assist vers le système comptable afin d’éviter la double saisie. Transférer les factures fournisseurs vers le système comptableApprendre à transmettre les factures fournisseurs vers le système comptable pour assurer un suivi comptable cohérent. Créer et mettre à jour les fiches clients dans le système comptableApprendre à pousser les clients créés dans Gnak Assist vers le système comptable et à mettre à jour les fiches clients à la suite de modifications effectuées dans Gnak Assist. Valider les données transféréesVérifier l’exactitude des montants, des taxes, des comptes et des informations clients après le transfert afin d’assurer la conformité comptable.
16. Comprendre et utiliser les fonctions de base du nouveau système comptable
Repérer la structure générale du système comptableIdentifier les menus, sections principales et éléments de navigation. Utiliser les fonctionnalités essentiellesEffectuer les actions courantes nécessaires à la gestion quotidienne. Comprendre l’organisation des données comptablesSituer où et comment les informations financières sont enregistrées.
17. Gérer les clients, les fournisseurs et les informations comptables
Créer les fiches clients et fournisseursSaisir les informations requises pour assurer un suivi comptable adéquat. Mettre à jour les informations comptablesModifier les données à la suite de changements administratifs ou financiers. Vérifier la cohérence des donnéesContrôler l’exactitude des informations saisies dans les fiches. Maintenir les dossiers comptables à jourAssurer la continuité et la conformité des informations dans le temps.
18. Traiter et valider les opérations comptables courantes
Traiter les factures clients et fournisseursAssurer leur prise en charge dans le système comptable. Gérer les paiements et les créditsEnregistrer les paiements reçus et les ajustements nécessaires. Valider les transactions comptablesVérifier les montants, taxes et comptes associés aux opérations. Corriger les écarts et erreursApporter les ajustements requis pour maintenir des données exactes.
19. Lire, analyser et interpréter les données financières
Consulter les rapports financiersAccès aux rapports générés par le système comptable. Interpréter les états financiersComprendre l’information présentée dans les états financiers. Analyser les résultats financiersIdentifier les écarts, tendances et éléments à surveiller.
